Progettare esperienze memorabili: il Service Design applicato agli eventi

Nell'era in cui l'esperienza del cliente è diventata il punto focale per le aziende di successo, il concetto di "Service Design" si è affermato come uno strumento essenziale per creare esperienze coinvolgenti e memorabili. Questo approccio non si applica solo ai prodotti e ai servizi, ma trova un terreno fertile anche nell'organizzazione degli eventi. Progettare eventi attraverso il Service Design non solo garantisce un'esperienza superiore ai partecipanti, ma consente anche di creare un legame duraturo tra l'organizzazione e il suo pubblico.

In questo articolo esploreremo come il Service Design può essere impiegato efficacemente nell'organizzazione degli eventi, offrendo consigli pratici e linee guida da seguire. 

Che cos'è il Service Design 

Il Service Design, letteralmente “disegno dei servizi”, è una disciplina che aiuta le organizzazioni a vedere i servizi offerti dalla prospettiva dell’utente, non concentrandosi esclusivamente sull'aspetto funzionale dei servizi ma considerando l'intero percorso dell'utente, dall'inizio alla fine.

Occorre, a questo punto, chiarire cosa sono oggi i servizi. Secondo la letteratura, essi si realizzano attraverso una sequenza di attività che includono una forte interazione tra il cliente e il personale dell’organizzazione; oggi però sono sempre più complessi, prevedono un mix di attività online e offline, svariate piattaforme digitali e fisiche, offrendo al cliente gli strumenti necessari a svolgere in autonomia gran parte di quelle attività un tempo svolte da impiegati, addetti e dipendenti dell’organizzazione. I servizi si trasformano, così, in vere e proprie esperienze, definibili come sequenze di interazioni tra individui e brand che avvengono in una serie di punti distinti – i touchpoint – incontrati lungo il Customer Journey - e che devono essere in grado di emozionare, far riflettere, coinvolgere, stimolare il cliente. In tal senso, anche gli eventi possono essere assimilati a delle vere e proprie esperienze a cui applicare approcci e processi tipici del Service Design.

Fase di ricerca: comprendere il pubblico e le sue aspettative 

La fase iniziale del Service Design per l'organizzazione degli eventi consiste nella ricerca approfondita del pubblico target. Chi sono i partecipanti previsti? Quali sono i loro interessi, le loro preferenze e le loro aspettative riguardo all'evento? Queste informazioni sono essenziali per modellare l'esperienza dell'evento in base alle necessità del pubblico.

Customer Journey Map: la definizione del percorso dell'utente 

Una volta raccolte le informazioni, è possibile definire il percorso dell'utente attraverso l'evento. Questo include l'analisi delle diverse fasi dell'evento, dai primi contatti all'arrivo, dal coinvolgimento durante l'evento alla conclusione. Identificare i punti chiave in cui l'esperienza potrebbe essere arricchita o migliorata è fondamentale per il successo complessivo.

Ideazione e Prototipazione 

Con una chiara comprensione del pubblico e del percorso dell'utente, è ora il momento di generare idee per migliorare l'esperienza dell'evento. Questo processo creativo può coinvolgere diverse fasi di brainstorming e prototipazione. Ad esempio, considerate come incorporare elementi interattivi, sessioni di networking strutturate o tecnologie innovative per coinvolgere i partecipanti in modo unico.

Collaborazione multidisciplinare 

Il Service Design nell'organizzazione degli eventi richiede una collaborazione stretta tra diverse competenze, tra cui marketing, design, logistica e comunicazione. La sinergia tra queste aree garantisce che ogni aspetto dell'evento sia allineato con l'esperienza desiderata.

Test e ottimizzazione 

Prima del grande giorno, è consigliabile condurre test pilota dell'esperienza dell'evento su un piccolo gruppo di partecipanti. Ciò offre l'opportunità di raccogliere feedback e apportare miglioramenti finali prima del lancio.

Coinvolgimento attivo dei partecipanti 

Durante l'evento, il coinvolgimento attivo dei partecipanti è cruciale. Offrite loro opportunità di interazione, partecipazione e condivisione. L'obiettivo è creare un senso di comunità e di appartenenza tra i partecipanti.

Valutazione post-evento 

Dopo la conclusione dell'evento, raccogliete feedback dettagliati dai partecipanti. Questo vi fornirà preziose informazioni su ciò che ha funzionato bene e su cosa potrebbe essere ulteriormente ottimizzato per i futuri eventi.

Conclusioni 

L'applicazione del Service Design all'organizzazione degli eventi offre un approccio strutturato per creare esperienze coinvolgenti e memorabili per i partecipanti. Attraverso la comprensione delle esigenze del pubblico, la progettazione del percorso dell'utente, l'ideazione creativa e la collaborazione multidisciplinare, è possibile creare eventi che vanno oltre la semplice ospitalità, trasformandosi in esperienze che lasciano un'impronta duratura. I vantaggi di questo approccio si traducono in un coinvolgimento più profondo del pubblico, una maggiore fedeltà e un impatto positivo sull'immagine dell'organizzazione; allo stesso tempo sarà un'esperienza profittevole e distintiva per l’impresa che la organizza.