Come integrare la formazione nella cultura aziendale

Grazie a questa lettura, scoprirai 5 consigli che possono aiutare HR e responsabili della formazione ad abilitare comportamenti di apprendimento e ad integrare la formazione all'interno di contesti imprenditoriali.

Mentre l’innovazione riscrive le regole aziendali, l’economia contraddice i modelli tradizionali e la tecnologia incalza il mondo del business, il teorico Ikujiro Nonaka imbraccia la penna e, nel suo libro “L’impresa Saggia”, ribadisce l’importanza dell’istinto, delle relazioni, dei valori personali e l’urgente bisogno di umanesimo e saggezza in azienda:

Imparare è come remare controcorrente: se smetti, torni indietro 

Allo stesso modo, le aziende che vogliono rimanere competitive e non "tornare indietro", in un mercato del lavoro sempre più connesso, globalizzato ed in evoluzione, sono quelle che riconoscono l’importanza della formazione aziendale. 

Adottare un approccio incentrato sulla formazione per le proprie persone, infatti, porta le aziende ad acquisire diversi vantaggi, tra cui: 

• La possibilità di avere a propria disposizione le competenze giuste al momento giusto per rispondere alle necessità e agli obiettivi di business  

• Una maggiore capacità di attraction dei potenziali candidati, grazie ad un'offerta appetibile dal punto di vista delle opportunità di crescita e sviluppo professionale 

• Una migliore retention e fidelizzazione dei propri dipendenti, favorite dalla possibilità di trovare soddisfazione e possibilità di realizzazione all’interno dell’azienda 

• Un cospicuo contenimento dei costi dovuto al fatto che formare risorse già presenti all’interno dell’azienda permette di non dover ricorrere all’utilizzo di professionalità esterne all’azienda 

• Il potenziamento del lavoro di squadra e della collaboration

• La possibilità di assicurare ai dipendenti le competenze e le abilità per eseguire un’attività lavorativa in sicurezza 

A testimonianza del ruolo strategico della formazione è possibile citare i dati della Randstad Employer Brand Research 2022, che individua proprio in questo tipo di attività uno dei benefit più apprezzati dai dipendenti.

La ricerca condotta da Randstad interessa un campione globale di quasi 163.000 rispondenti in 5.944 aziende intervistate. Per quanto riguarda l’Italia, in questo 2022, è stato intervistato un campione di oltre 6.590 persone. Formazione e crescita professionale sono considerati molto importanti per due dipendenti italiani su tre (65%). Ancor più per coloro che hanno meno di 35 anni e un livello di istruzione elevato (75% ciascuno). Tutto ciò diventa ancor più rilevante se si considera che l’80% dei dipendenti ritiene molto importante che il datore di lavoro offra la possibilità di riqualificazione e miglioramento delle competenze, ma solo il 47% afferma che l’offerta sia sufficiente in tal senso.

È chiaro, dunque, che l’attivazione di piani formativi determina benefici molto rilevanti su diversi piani ed è altrettanto chiaro che ogni datore di lavoro dovrebbe integrarli pienamente all’interno della propria organizzazione. Purtroppo, non è sempre facile installare una cultura dell’apprendimento nella cultura aziendale sia perché si tratta di abilitare nuovi comportamenti sia perché esistono ancora forti resistenze nel management che rimane nel limbo della quantificazione dell’effettivo ritorno del suo investimento in formazione.

Allora come fare? 

1. Progettare la formazione in modo condiviso: l’utilità dei workshop di co-design 

Dopo un censimento dei fabbisogni formativi e degli strumenti, piattaforme e prassi operative già presenti in azienda, è molto utile avviare un processo di co-design che, attraverso l’approccio design thinking ed un numero limitato di workshop ben facilitati, permetta di progettare un piano di formazione aziendale.

Conviene perciò costituire un gruppo di lavoro "core” coinvolgendo non solo le persone che si occupano di apprendimento, formazione e sviluppo ma anche persone con competenze diverse e che provengono – per esempio – dalle vendite, dalla produzione e dall’IT; avere i rappresentanti delle diverse aree è importante non solo per far dialogare persone con expertise diverse fra loro e generare nuove idee ma anche per avere contezza delle esigenze lato final users/employees.

Si tratta, poi, di definire un piano che indichi quali piattaforme acquisire, quali figure interne serve sviluppare o riconvertire e quali iniziative di formazione avviare o ri-allineare. Il piano andrà corredato anche da linee guida per la progettazione delle iniziative, sia dal punto di vista tecnico che dei formati. Partire da un processo di ideazione strategica e co-design per arrivare alla strategia formativa è fondamentale per abilitare un cambiamento che sia effettivo e soprattutto abbracciato dall'intera organizzazione.   

2. Comunicare e ingaggiare 

Un altro importante punto di leva nel cambiamento di abitudini organizzative è rappresentato dai piani di ingaggio e comunicazione. È bene dunque non trascurarli quando si vuole integrare una cultura dell’apprendimento all'interno della propria azienda. In che modo? Prima di tutto bisogna coinvolgere i capi intermedi: saranno infatti loro a farsi referenti e ambassador delle iniziative di formazione presso i colleghi. Poi occorre creare campagne di comunicazione interna ad hoc da svolgere sia prima dell’avvio del paino formativo per creare attesa ed informare al meglio, sia durante, animando i social e le intranet aziendali al fine di accompagnare i dipendenti lungo il viaggio di apprendimento.  

3. Scegliere il momento giusto 

Al fine di integrare al meglio la formazione in azienda è bene considerare le necessità di far conciliare gli impegni e le scadenze lavorative con i momenti di studio e approfondimento. Le difficoltà, in questo senso, sono potenzialmente elevate e, proprio per questo, sarebbe necessario pianificare anticipatamente le ore dedicate alla formazione aziendale.

Considerare a monte il proprio calendario annuale, prevedendo già quali saranno i periodi sovraccarichi di appuntamenti e impegni, permetterà di stilare un piano di lavoro verosimile, modulato sulle esigenze dell’intera organizzazione aziendale. Per molte imprese, ad esempio, sarebbe inutile (se non dannoso) ipotizzare del tempo per un programma di formazione aziendale nell’ultima fase dell’anno, a cavallo fra le feste natalizie e il Capodanno, quando c’è da fare i conti con l’inevitabile inventario. Allo stesso modo, risulterebbe difficile pianificare delle lezioni nei mesi di luglio e agosto dove si sommano le richieste di ferie. Scegliere il “quando” deve essere, quindi, un passo fondamentale per settare obiettivi che siano realistici e raggiungibili.

4. Creare una perfetta Learning Routine  

Se, per la tipologia di business, risulta molto complesso pianificare i picchi lavorativi e di conseguenza il tempo da destinare alla formazione, per riuscire ad integrare l’apprendimento nel perimetro aziendale senza pesare sulla produttività del lavoratore in termini di tempo e attenzione, ci può venire in aiuto il mondo delle app di Mindfulness o Workout che prevedono allenamenti video della durata di pochi minuti ma da svolgere quotidianamente con una certa ritualità. Questa modalità di Microlearning cioè di apprendimento organizzato attraverso contenuti facili e veloci da fruire può essere applicata anche alla formazione aziendale.

Rendere modulari i percorsi con una fruizione massima di 10 minuti al giorno con stop forzato, oppure realizzare newsletter settimanali in cui è contenuto un TedTalk, un video Youtube o un episodio di Podcast porta a rendere continuativo la formazione e, nel lungo periodo, a concepirla come un’abitudine, una routine quasi quotidiana e non come momento estemporaneo che richiede tempo sottraendolo allo sforzo lavorativo.

Facciamo alcuni esempi concreti: se l’obiettivo è quello di aggiornare con continuità il Team, si possono realizzare audio o video podcast di pochi minuti a uscite regolari oppure se l’obiettivo è l’Induction di un nuovo dipendente è possibile pensare a micro-video tutorial per apprendere attraverso l’osservazione dei gesti di un esperto trasmettendo così le hard skill “a piccole dosi”.

5. Parlare la stessa lingua del Top Management: l’importanza del ROI della formazione 

Un altro passo fondamentale per ottenere una vincente integrazione della formazione nella cultura d’azienda è far sì che i dirigenti e i responsabili delle decisioni ne comprendano l’utilità.

Ma come dimostrare ad un top management interessato alla redditività e all’efficienza dell’impresa, i benefici concreti delle iniziative di apprendimento?

È estremamente complesso misurarne il valore, sia perché non è detto che tutti i benefici ottenuti a valle dell’intervento formativo siano dovuti alla formazione, sia perché risulta difficile dare una valorizzazione economica a benefici pressoché intangibili. Ma solo perché qualcosa è difficile non significa che non dovremmo provare. Innanzitutto, occorre uscire dalla logica del semplice gradimento soggettivo dei partecipanti a fine corso e costruire un sistema di misurazione dell’efficacia di un intervento formativo. Poi bisogna analizzare in profondità quali sono gli obiettivi concreti che si vogliono raggiungere, perché dietro il generico bisogno formativo esistono sempre esigenze maggiormente concretizzabili. Proviamo a fare un esempio concreto; partendo da un generico obiettivo “sviluppare la leadership”, le domande chiave possono essere:

• Cosa vuol dire per la nostra azienda “sviluppare la leadership”?

• Quali sono le azioni concrete che ci permettono di capire se una persona nella nostra azienda ha capacità di leadership oppure no?

• Come posso misurarle concretamente nella nostra azienda?

• Come vengono misurate le persone che lavorano presso la nostra struttura? 

Tali indicatori permettono di trovare anche piccoli segnali quantitativi per verificare come e di quanto le persone in azienda si stanno avvicinando all’obiettivo formativo.

Successivamente occorre prevedere un sistema di valutazione comprendente:

• una valutazione a “caldo” sia dei partecipanti, sul carattere pratico e concreto della formazione, sulla sua utilità e la sua facilità di applicazione sia del formatore, sulla comprensione, l’adesione dei partecipanti, il ritmo della formazione;

• una valutazione a “freddo” che consiste nell’incontro di follow-up con i partecipanti e nella misurazione degli indicatori di performance inizialmente definiti .

Anche se è impossibile misurare con precisione scientifica il reale impatto sui profitti delle iniziative di apprendimento, combinare insieme dati qualitativi come feedback dei dipendenti, modelli comportamentali e altre osservazioni con dati quantitativi permetterà di approssimare al meglio l’effettiva utilità della formazione presso il board aziendale.

Per concludere, in un'economia in cui domina l'incertezza, l'unica certezza di un vantaggio competitivo duraturo è la conoscenza che deriva dall’apprendimento continuo della popolazione aziendale. L’impresa saggia allora è quella che riesce a creare costantemente conoscenza e ad incorporarla e diffonderla in tutta l’organizzazione. 

Autore: Alessandra Pinto