A lezione di smart working, le strategie per massimizzare la produttività e il benessere

L'organizzazione ibrida del lavoro sta modificando il modo in cui le persone esercitano la loro professione nel nostro Paese, creando un nuovo standard per i moderni ambienti di lavoro. Lo sai che in Italia, il 42% dei lavoratori ha condizioni di lavoro ibride? (fonte: Talent Trends 2024 di Micheal Page). Un approccio ibrido offre infatti il meglio di entrambe le situazioni: la flessibilità di poter svolgere le proprie mansioni da casa e l’opportunità di collaborare faccia a faccia in ufficio. Tuttavia, non sempre è semplice essere produttivi in smart working.

Per questo, abbiamo raccolto nell’articolo scritto in collaborazione con Nicolò Anguissola, Executive Manager di Page Personnel, partner del nostro MBA, i nostri migliori consigli per organizzare lo spazio di lavoro a casa, i segreti per mantenere la concentrazione, tips per interagire con colleghi e superiori e infine qualche suggerimento per il proprio benessere psico-fisico.

Come organizzare lo spazio di lavoro in smart working

È di fondamentale importanza essere ben organizzati per poter mantenere elevate le performance quando si lavora da casa. Ecco alcuni consigli per lavorare in remoto creando il perfetto ufficio a casa:

• Scegli il giusto spazio di lavoro: il tasso di produttività è correlato anche al design, al comfort e all'organizzazione dell’ufficio.

• Individua arredi ergonomici e pratici: fondamentali per evitare problemi muscolari a lungo termine e con sufficiente capacità per archiviare ed organizzare i documenti.

• Libera il tuo spazio di lavoro: il computer da un lato, il telefono dall'altro. Sappiamo che la tua scrivania sarà piena di gadget e i fili saranno disordinati. La chiave è collocarli tutti nella stessa zona in modo che possano essere mimetizzati tutti in un unico posto.

• Metti in chiaro le tue idee: passare la giornata in uno spazio grigio senza luce naturale è deprimente, non importa quanto ami il tuo lavoro. Per questo, l’illuminazione è fondamentale. Anche la decorazione, i colori, l'armonia sono importanti per far volare le tue idee.

I segreti per mantenere la concentrazione in smart working

Una delle sfide più comuni legate allo smart working è come mantenere la concentrazione. Posto che un ambiente di lavoro ordinato e ben organizzato è un ottimo punto di partenza, per mantenere la concentrazione mentre lavoriamo da remoto è sicuramente utile disporre di una routine quotidiana. Impostando l’orario di lavoro come se fosse una giornata in ufficio e pianificando la giornata con to-do list e calendari riusciremo a gestire meglio il tempo e le attività.

Ecco alcune dritte:

• La concentrazione degli esseri umani ha un tempo limitato, per questo è importante fare pause regolari. Hai mai sentito parlare della tecnica pomodoro? Si tratta di lavorare per 25 minuti e fare una pausa di 5. Così facendo, diamo modo al nostro corpo di ricaricarsi e manteniamo la concentrazione elevata.

• Uno dei più grandi elementi di distrazione è sicuramente lo smartphone: limitane l’utilizzo durante le ore di lavoro e disattiva le notifiche delle app che non sono essenziali.

• Anche l’alimentazione e l’esercizio fisico sono importanti: segui una dieta equilibrata ed evita cibi pesanti, che possono causare sonnolenza. Pratica attività fisica regolarmente per mantenere alta l'energia e la concentrazione.

Come interagire con il team ed i colleghi in smart working

Nello smart working la collaborazione con i colleghi è fondamentale perché permette di:

• Raggiungere gli obiettivi, rendendo il team più produttivo;

• Evitare l’isolamento sociale;

• Agevolare la creazione di relazioni professionali tra colleghi;

Un sistema efficiente ed efficace di collaborazione in smartworking dovrebbe per questo prevedere:

• Semplificazione delle comunicazioni, favorendo le conversazioni real-time per gestire progetti, ad esempio attraverso chat comuni;

• Organizzazione di team-building e meeting virtuali per condivisione di idee e best practices;

• Gestione di documenti in cloud, di modo che siano di facile accesso a tutto il team;

• Gestione degli appuntamenti attraverso un calendario condiviso, di modo che tutti conoscano le disponibilità dei colleghi.

Preserva il tuo benessere psicofisico in smartworking

Uno dei rischi più comuni legato allo smart working è il burnout. Con burnout s’intende uno stato di esaurimento fisico, emotivo e mentale causato da un prolungato stress lavorativo. È caratterizzato da una sensazione di esaurimento, pessimismo nei confronti del lavoro e ridotta efficacia professionale.

Per prevenire il burnout e preservare il benessere psicofisico anche durante il lavoro da remoto è fondamentale avere una comunicazione continua con il team ed i colleghi, fare pause regolari durante l’orario di lavoro e tenere sotto controllo il carico di lavoro. Integrare all’interno della giornata lavorativa in smart working anche momenti all’aria aperta, come brevi sessioni di attività fisica e tempo dedicato ai nostri hobby, è un ottimo modo per preservare la salute mentale.

In conclusione, lo smartworking è uno strumento potente che impatta in modo positivo il work-life balance dei professionisti, a patto che, come abbiamo visto in questo articolo, sia messo in pratica seguendo alcune piccole accortezze: postazione di lavoro professionale ed organizzata, comunicazione continua ed efficiente con colleghi e team e gestione efficace della routine e del carico di lavoro.