Event Manager: cosa fa, stipendio, responsabilità e competenze

L'Event Manager è una figura professionale sempre più richiesta nel mondo degli eventi e della comunicazione. Organizzare un evento richiede competenze specifiche, una forte capacità di problem solving e un'ottima gestione del tempo. In questo articolo esploreremo:

• Il ruolo dell'Event Manager

• Le responsabilità

• Lo stipendio medio

• Le competenze necessarie

• Come intraprendere questa carriera

Cosa fa un Event Manager?

Un Event Manager è responsabile della pianificazione, organizzazione e gestione di eventi di vario tipo, come conferenze, fiere, concerti, matrimoni, eventi aziendali e molto altro. Tra le principali attività dell'Event Manager troviamo:

1. Pianificazione: definizione degli obiettivi dell'evento, scelta della location, gestione del budget e stesura del progetto.

2. Coordinamento: gestione dei fornitori, coordinamento del personale e supervisione delle attività durante l'evento.

3. Promozione: sviluppo di strategie di marketing per promuovere l'evento, gestione dei canali social e relazioni pubbliche.

4. Logistica: organizzazione della logistica, inclusi trasporti, allestimenti, servizi di catering e sicurezza.

5. Valutazione: monitoraggio e valutazione dell'evento, raccolta dei feedback e analisi dei risultati per migliorare gli eventi futuri.

Stipendio di un Event Manager

Lo stipendio di un Event Manager può variare in base a diversi fattori come esperienza, dimensione dell'azienda, localizzazione geografica e tipologia di eventi gestiti. In Italia, lo stipendio medio di un Event Manager si aggira intorno ai 30.000 - 40.000 euro lordi annui. I professionisti con più esperienza e responsabilità possono guadagnare anche di più, superando i 50.000 euro annui.

Responsabilità dell'Event Manager

Le responsabilità di un Event Manager sono molteplici e possono variare a seconda del tipo di evento organizzato. Tra le principali responsabilità troviamo:

• Gestione del budget: assicurarsi che l'evento rientri nel budget stabilito, negoziando con fornitori e partner.

• Coordinamento del team: supervisione e gestione del team di lavoro, inclusi collaboratori, fornitori e volontari.

• Gestione dei tempi: pianificazione dettagliata delle tempistiche dell'evento per garantire che tutto si svolga senza intoppi.

• Sicurezza: assicurarsi che tutte le normative di sicurezza siano rispettate e che l'evento si svolga in un ambiente sicuro per tutti i partecipanti.

• Comunicazione: gestire le comunicazioni con i clienti, i partecipanti e i media per garantire una buona copertura dell'evento.

Competenze dell'Event Manager

Per diventare un Event Manager di successo, è necessario sviluppare una serie di competenze specifiche:

• Organizzazione: capacità di gestire più compiti contemporaneamente e pianificare ogni dettaglio dell'evento.

• Comunicazione: eccellenti capacità comunicative per interagire efficacemente con clienti, fornitori e team di lavoro.

• Problem solving: abilità nel risolvere rapidamente problemi imprevisti e gestire situazioni di crisi.

• Creatività: capacità di ideare eventi innovativi e coinvolgenti.

• Leadership: capacità di guidare e motivare il team di lavoro per raggiungere gli obiettivi dell'evento.

Come diventare Event Manager

Diventare un Event Manager richiede una combinazione di formazione accademica, esperienza pratica e sviluppo di competenze specifiche. Ecco alcuni passi fondamentali per intraprendere questa carriera:

1. Formazione: frequentare un corso di laurea in comunicazione, marketing, gestione eventi o turismo può fornire una buona base teorica.

2. Esperienza: acquisire esperienza pratica attraverso tirocini, stage o lavorando come assistente in agenzie di eventi.

3. Certificazioni: ottenere certificazioni specifiche per la gestione eventi, come il Certified Meeting Professional (CMP) o il Certified Special Events Professional (CSEP), può migliorare le opportunità di carriera.

4. Networking: partecipare a eventi di settore e creare una rete di contatti professionali può aiutare a trovare opportunità di lavoro e a crescere professionalmente.

5. Aggiornamento continuo: restare aggiornati sulle ultime tendenze del settore e continuare a sviluppare le proprie competenze attraverso corsi di formazione e workshop.

Le regole per un evento di successo

Organizzare l'evento perfetto è un'impresa che unisce arte e scienza, creatività e logistica. L'evento perfetto non è solo ben pianificato, ma anche eseguito con precisione, offrendo un'esperienza memorabile per tutti i partecipanti. Ogni dettaglio, dalla scelta della location alla gestione degli ospiti, dalla promozione alla cura dei particolari durante l'evento, contribuisce a creare un'atmosfera unica e coinvolgente.

Lorenzo Brufani, CEO dell'agenzia Competence Communication di Milano e coordinatore scientifico del Master PR, Event Management & Communication, condivide le regole per un evento di successo:

La costruzione di un evento deve partire da un approccio strategico e quindi deve focalizzarsi non solo sul cosa e sul come farlo ma soprattutto sul perché. Quali sono le reali motivazioni per cui le persone dovrebbero parteciparvi? A quali bisogni e aspettative deve rispondere questo evento? Perché è meglio realizzare questo evento rispetto ad altre modalità di comunicazione? Attraverso quali criteri di misurazione potremmo dire che avrà raggiunto gli obiettivi?

Un evento di successo deve sapere rispondere in anticipo a queste domande perché va considerato come un pilastro strategico all’interno di un piano o una campagna di comunicazione.

La fase di analisi dello scenario è fondamentale e propedeutica alla sua ideazione e produzione. Occorre fare una attività di media intelligence e di social listening per capire se altri hanno fatto qualcosa di simile, per cogliere degli spunti o trend e per accertarsi che non ci siano altri eventi simili a calendario.

La realizzazione di un evento di successo implica la attivazione e il coordinamento di un team guidato da un event manager che funge da regista delle diverse attività operative: creatività, contenuti, logistica, promozione.

Un evento per avere successo deve basarsi su un concept semplice e facilmente memorabile, che poi si declina in un logo con un claim e con un’immagine coordinata ad hoc come se fosse un brand. Gli eventi che funzionano sono modulari, ossia possono essere realizzati anche in modo parziale in termini di contenuti e di logistica, sono eventi che coinvolgono diversi stakeholders e che vengono promossi su diversi canali contemporaneamente.

Un evento ha successo se da una parte comunica in modo efficace dei messaggi chiave (pochi contenuti ma assolutamente chiari) con uno storytelling e dall’altra se è in grado di far emergere delle emozioni e delle sensazioni uniche.

Diventare un Event Manager è una scelta di carriera stimolante e gratificante, che offre l'opportunità di lavorare in un ambiente dinamico e creativo. Con la giusta formazione e determinazione è possibile intraprendere con successo questa professione e organizzare eventi memorabili che lasciano un segno positivo sui partecipanti.